新手如何制作电子版投标文件教程(分享整个流程)

投标书制作是一件很严谨并繁琐的事情,要想制作出一份高质量的投标书,劳神劳力不容半点错失,尤其是一些关键部分的制作,往往一点点瑕疵都会导致评审砖家在评标时给与扣分甚至还会直接废标,以致前功尽弃劳而不获,一份高质量的投标书不仅能在各竞争对手中脱颖而出取得高分,提高投标方的中标几率,还是当下各公司企业的一份时尚的名片,为公司形象宣传起到一定的效果。下面就标书制作分享一下心得体会

新手如何制作电子版投标文件教程(分享整个流程)

1. 准备阶段

仔细阅读招标文件并罗列出着重点、评分点、难点;

按照招标文件给出的格式框架(多数招标文件都有提供)搭建标书框架结构,结构要清晰明了,不要任意串改前后倒置格式,条理要清楚整洁;

制定标书编写日程安排表,严格遵守,注意预留标书审查修改时间。绝大多数工作室或个人小团队容易犯的一个错误就是不能遵守项目的日程安排,总是加班到后一个晚上,无法留出更多的时间来审核标书,这样很容易出错误;另外,还有很多的单位还在后每天晚上由非标书制作人员收集用户或者竞争者的信息,然后仓促调整后直接附在投标书里犯下致命错误;

终导致无效标、被废标!好的方式是预定好时间和标书调整策略,严格按照策略执行,这个时候,召开项目启动会达成共识亦非常重要。

2. 标书制作阶段

在投标书中,重要的是报价、商务部分(是否有效)、技术服务部分(是否符合实际)和一切需要响应的地方是否都有响应是否有偏差有没有备注说明等等。

投标书中容易出现的低错误诸如错字、错页、漏印、价格不统一、价格大写错误、太过时的内容及出现与项目不相干的内容(如A项目的投标书的页眉还是B项目的名称),大影响评审砖家审标导致扣分甚至被废标。

在标书胶装前一定要经过初审校对(标书制作人)、再审核(标书制作部主管)、定稿(标书制作人、标书制作部主管和客户共同完成)、规范盖章、规范签字、封面设计、温馨提示等,以免事后再发现有纰漏、错误或有修改处,造成不必要的麻烦。

3. 收尾阶段:

1)如何印刷标书

关键图表的印刷。一个好的图表,非常容易超越竞争对手和吸引砖家进行探讨或者注意,有必要可以制作一个非常大的图夹在标书中间。

报价单的打印(便于查阅)。

2) 如何装订标书

封面的设计。标书的封面要显得专业和大方,不要花哨,封面上必须的内容不可出现错误,必要的公司、理念和标识可以恰当地放置。

使用标签页。有时候标书很厚,应该在侧边增加标签符号,好打印简要说明便于查阅;还可以附加使用不同颜色的纸张区分不同的章节和部分。

整体的观感。标书装订要体现公司的价值,很多公司舍得聘请员工却不舍得花钱设计和装订标书,在经济上非常不合算。

3)标书封装(严格遵照招标文件要求)

封装要美观大方整洁,好采用投标专用袋;

投标专用袋上标明项目名称、投标编号、包号、投标单位名称、投标人、投标日期等;
投标专用袋封口处注明:“xxxx年x月x日yy:zz分前不得开启;

用密封条封住袋口,标明日期、加盖公章或签字。

4) 投标书的正本或副本

按照招标文件要求准备相应的正本及副本的数量(正本一份副本多份);
投标书的封面必须标明正本或副本;
正本必须采用原章(非复印件);
正本每页必须盖章或有投标授权代表的签字(有逐页小签要求的);
副本的封面必须有公司(平台)原章的盖章。
副本的封面和内容页必须与正本一致。

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