物业标书制作流程与技巧 分享详细步骤

物业服务企业在确定参与招标活动后,应组织相关人员在对招标物业项目基本情况分析和物业管理模式确定的基础上,制定切实可行的物业服务方案。

物业标书制作流程与技巧 分享详细步骤

制定物业服务方案的一般程序

(1)组织经营、管理、技术、财务人员及拟任项目经理参与物业服务方案的制订。

(2)对招标物业项目的基本情况进行分析,收集相关信息及资料。

(3)根据招标文件规定的需求内容进行分工、协作。

(4)确定组织架构和人员配置。

(5)根据物业资料及设备设施技术参数、组织架构及人员配置情况、市场信息、管理经验等情况详细测算物业管理成本。

(6)根据招标文件规定的物业管理需求内容制订详细的操作方案。

(7)测算物业管理服务费用(合同总价和单价)。

(8)对拟订的物业服务方案进行审核、校对、调整。

(9)排版、印制、装帧。

制定物业服务方案的要求

(1)物业服务方案的内容、格式、投标报价必须响应并符合招标文件中对物业管理服务需求的规定,不能有缺项或漏项。

(2)方案的各项具体实施内容必须根据招标物业的基本情况和特点制定;整体方案必须是在调研、评估的基础上制定;方案的内容必须符合国家及地方法律、法规的规定。

(3)方案中对招标文件要求做出的实质性响应内容必须是投标企业能够履行的,包括各项服务承诺、工作目标及计划、具体项目的实施方案等。

(4)制定物业管理服务费用价格必须合理,具体实施内容应该在满足招标方需求的基础上制定设计科学、运行经济的方案。如实行酬金制的物业管理项目,投标方不能为了取得稳定的利润而制定加大成本投入的方案;实行包干制的,物业服务企业不能为了控制经营风险而制定影响服务质量的方案。

物业服务方案的编制原则

组织编制物业服务方案,我们应当了解并遵循一些基本的原则:

(1)编制物业服务方案企业应关注如下的四个关键要素:服务设计、资金保障机制、员工管理系统、顾客管理系统。

(2)服务是需要设计的。

(3)编制物业服务方案的过程,实质上就是服务设计的过程。项目的物业服务方案是项目物业服务设计的输出文件。

(4)平衡计分卡是目前企业管理中较为流行并卓有成效的一个战略管理的工具,我们可以借鉴平衡计分卡的原理及框架,对项目的物业服务进行策划。

(5)物业服务方案具有很强的针对性,它并不能适用于其他的项目。

(6)物业服务方案并不是一成不变的。在日常物业服务运作过程中,随着顾客群体的变化、物业的逐步老化以及新技术的不断出现,应当对物业服务方案实施动态管理,不断调整其内容以确保能适应新的形势。

(7)本文中提到的物业服务方案,主要针对正常管理阶段的服务设计。

物业服务方案的编制要点

(一)项目简介

项目简介通常包括如下内容:

(1)顾客基本情况。如业主(或物业使用人)清单、顾客基本特征(年龄、职业、籍贯等)。

(2)物业基本情况。如物业的地理位置、占地面积、建筑面积、物业类型、机电设备清单、配套设施清单等。

(3)项目开发情况。如开发建设单位、设计单位、承建商、施工单位、项目开发及交付的进度、主要户型、售价等。

(4)项目周边情况。水、电、气、暖、有线电视、电话、宽带等生活服务单位的分支机构、联系方式;医院、学校、公交站、超市、银行、邮局等服务网点的分布;派出所、居委会等联系方式。

(5)竞争对手情况。如对周边同类项目的调研(物业服务企业、提供的服务项目及标准、物业服务费价格、顾客评价等)。

(二)项目的整体策划

1.顾客的需求分析

需要回答:顾客是谁?他们具有何种特征?如何利用这些特征对他们进行分类?不同类别的顾客会有哪些需求?这些需求中,哪些是个性的,哪些是共性的?如何响应这些需求?对策是否可行?

顾客需求分析表

顾客分类

顾客特征

可能的需求

响应的对策

对策可行性分析

支持性文件

2.项目的特点分析

需要回答:本项目在选址、功能、外观、园林、交通、结构、照明、设备、装饰、配套、施工质量、开发计划、销售进度等方面,有哪些显而易见的特点?这些特点会导致哪些问题的产生?针对这些问题,有哪些可能的对策?这些对策中哪些是可行的?

项目特点分析表

项目的特点

潜在的管理问题

响应的对策

对策可行性分析

支持性文件

3.服务项目、标准及服务承诺

项目、标准与价格

类别

服务项目

服务标准

服务价格

基础性服务

(针对所有顾客)

个性化服务

(针对部分业主)

支持性服务

(面向开发建设单位)

(1)服务承诺,是物业服务企业向业主公开承诺的服务标准,是确保服务透明化的手段之一。

(2)物业服务企业应当选取那些顾客接触面(即顾客可以直接感受到的服务项目)的服务标准予以承诺。

4.关键成功因素及挑战

(1)关键成功因素:做好哪些事情,我们就会获得顾客的认同及赞许?(或:哪些因素,会导致顾客的满意?)

关键挑战:什么样的挑战或障碍,可能会影响本项目既定目标、整体绩效的实现?

关键的成功因素及挑战,即项目管理服务中的重点及难点。

(2)不同类型的物业,其管理服务的重点与难点相差甚大。即使是同一类型的物业,由于项目规模、业主群体、设施设备、地理位置等诸多因素,其管理的重点与难点也不尽相同。因此,有必要对每一个项目进行针对性地分析,确定其关键成功因素及挑战。

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5.服务定位与服务愿景

(1)服务定位——对物业服务模式的概况(可以用一组词或一段话来概况)。

我们希望给顾客带来什么样的服务感受?我们所提供的服务,其主要的服务特性是什么?

(2)服务愿景——对项目未来美好蓝图的描述(可以用一句话来概括)。

顾客/公众谈到我们(项目)时,他们第一提及的是什么?当顾客/公众有需求时,他们首先想到的就是我们(项目)。

(三)人力资源策划

1.组织架构及职位设置

组织架构及职位设置通常因人而异,没有定式可言。但基本的原则是:扁平化、高效运作、能快速响应业主需求。

2.人力资源定编计划

(1)首先应当明确各项业务是物业管理处员工自行管理,还是外委给专业公司管理。其次可以参照同地区、同类物业的管理经验来配置人员。

(2)物业类型不同、费用标准不同、工作内容不同都会导致人员配置上出现较大的差异。物业管理圈。因此,物业服务企业有必要在实际工作中不断积累经验数据,建立本企业的人力资源定额库,用以指导不同岗位的配置。

(3)可以通过人均产值、人力成本占总成本比例、管理幅度、经营预算目标达成度等指标,来验证人员配置数量的合理性并进行调整。

3.员工岗位工作说明

(1)管理人员岗位说明。重点描述管理人员的工作界面、工作分工,以避免职责不清相互推诿。需要注意的是,对一些非常设(或兼职)的岗位(例如:义务消防员、兼职质量管理员、兼职培训员等)应明确到人,同时还应明确在特殊或紧急情况下对管理人员的授权。

(2)操作员工岗位说明。对每一个岗位的工作内容、工作区域、作息时间应详细描述。应考虑员工在上班过程当中休息、用餐或替岗的要求。

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4.管理服务团队的绩效目标

主要包括财务、顾客、流程、人力资源等四个方面的指标。

(四)物业管理流程策划

对物业管理流程的策划,通常包括了共用设施设备管理、公共秩序管理、清洁管理、有害生物防治、园艺管理等常规内容。

1.共用设施、设备管理

(1)确定工作对象及工作界面。例如:强电系统、电梯升降系统、空调系统、给排水系统、消防系统、弱电系统等。

(2)确定工作内容。例如:运行巡检、维修保养、预防性维修(定期小修、中修、大修等)、纠正性维修、设施设备档案建立与维护等,以及公共能源管理、装饰装修管理、工程保修管理等。

(3)确定工作方法。如对上述内容的作业方法、流程、频次、检验标准等。

(4)确定关键因素。包括关键设备(例如有特殊养护要求的设备、交付时存在质量缺陷的设备)、关键时段(例如夏季用电高峰、冬季供暖季等)、关键界面(设备运行时间、运行设备与备用设备、与市政电网的接口、未完工程等)。

(5)制订工作计划。例如共用设备运行计划、共用设备定期保养、修理计划、共用设施、场地维护计划、公共能耗使用计划等。

2.公共秩序管理

(1)安全防范管理

①确定工作对象。例如:人流(如业主、租客、访客等)、物流(如家具、建筑垃圾、日用品等)、车流(如业主车辆、访客车辆等)。

②确定工作方法。例如:设置监视区、防护区、禁区,并通过门禁验证、来访登记、搬出放行、巡逻、闭路监控等手段加以控制。

③制订工作计划。例如巡逻路线、紧急集合训练计划、保险投放计划等。

(2)停车场管理

①确定工作内容。包括车流动线设计、停车场标识系统设计、停车位的规划与分配、车辆进出控制、车辆停泊管理、车辆收费管理等。

②确定工作方法。例如:运用智能系统控制进出与收费、设置停车引导员指引车辆停泊、建立中央收费制度分流车流量等。以及上述方法的作业流程、频次与检验标准。

③制订工作计划。例如:停车场巡逻、交通故障处理、车辆损伤处理等。

(3)消防管理

①确定工作内容。包括火灾预防、灭火救援。

②确定工作方法。包括预防(建立义务消防队,建立消防管理制度,制定消防检查方案、灭火救援方案等)、准备(消防器材配备、消防宣传、消防演习等)、应对、事后恢复等。

③制订工作计划。例如消防宣传计划、消防演习计划、消防器材配备计划等。

3.清洁管理

(1)确定工作对象及工作内容。例如:公共区域(包括室内、室外)清洁、垃圾收集与处理、管道疏通、外墙清洗、泳池清洁等。

(2)确定工作方法。例如:不同部位、不同材质的清洁作业方法、流程、作业频次、检验标准。

(3)确定关键因素。包括关键的时段(如重大节假日、上下班高峰等)、关键的部位(如出人口、大堂、客户服务中心、会所等)、关键的事件(如开放日、社区文化活动、上检查等)。

(4)特殊情况下的应对预案。例如:暴雨、大雪、沙尘暴、台风等恶劣天气下的清洁预案。

(5)制订工作计划。例如:(外墙、大理石)定期清洁计划。

4.有害生物防治

(1)确定工作对象。例如:老鼠、苍蝇、蟑螂、蚊子、白蚁等。

(2)确定工作部位。例如:天面、地下室、绿化带、沟渠池井等。

(3)确定工作方法。例如:用药物及灯光诱杀白蚁、设置档鼠栅、投放灭鼠毒饵、设置紫外线灭虫灯等,以及上述方法的作业流程、频次、检验标准。

(4)制订工作计划。例如:有害生物防治计划。

5.园艺管理

(1)确定工作对象。例如乔木、灌木、草坪、地被植物、水生植物、藤本植物等。

(2)确定工作内容。例如:灌排水、施肥、打孔、松土、修剪造型、清除枯叶、杂草防除、病虫害防治、绿化带保沽、苗木租摆、植物补种等。

(3)确定工作方法。包括上述工作的作业方法、流程、频次、检验标准等。

(4)确定关键因素。包括:关键苗木(如珍贵植物、难以存活植物)、关键时节(如清明、谷雨等)、关键事件(如重大节日等)。

(5)特殊情况下的应对预案。例如:特殊气候下的植物防护。

(6)编制工作计划。例如:植物租摆计划、苗木补植计划、病虫害防治计划等。

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(五)顾客服务策划

1.顾客服务项目策划

(1)主要描述为业主提供的顾客服务项目、服务标准、收费标准等。

(2)注意区分基础性服务、个性化服务、支持性服务。

(3)注意区分有偿服务、无偿服务。

2.顾客服务流程策划

针对上述已经确定的服务项目,可以采用服务蓝图的方法对服务流程进行详细的设计。

3.服务接触面策划

(1)确定关键接触面。包括高接触区域(业主进出频繁的地方,如大堂、电梯、客户服务中心、会所等)、高接触员工(业主频繁碰到的员工,如大门岗、大堂岗秩序维护员、客户助理、礼宾服务员等)、高接触时段(如上下班高峰)、高接触场景(如大型社区活动、技工上门维修)。

(2)设计关键接触面。包括高接触区域中的环境(如家具、日用品、表格、温度、气味、音乐等)布置要求,以及高接触员工群体的管理要求(如制服设计、工具配置、仪容、行为、语言等)。

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4.顾客关系管理

(1)业主顾客分类。应根据业主顾客的特征、需求等对其进行分类,同时应识别出关键顾客。

(2)业主顾客沟通。应针对不同类别的顾客,描述与其沟通的方法(如设立客户服务中心受理顾客投诉、定期公布管理报告与财务收支报表、定期上门回访、设立专人回复业主论坛、定期开展社区文化活动等)、频次与要求。

(3)业主顾客管理。对业主顾客在社区中的公共行为(例如使用共用设施),应当加以分析并制定出相应的使用规则,以确保这些行为不会造成对设施的损坏以及对其他业主的影响。包括:装饰装修管理、消防管理、安全管理、入住管理、电梯使用管理、垃圾处理、宠物管理、临时用水电管理等。一般在方案中只需明确需要制定的公众制度目录即可。

(4)公共关系维护。应明确项目应建立的各类公共关系、联系方式、责任人等。

(六)财务计划及费用测算

1.成本(或支出)测算

(1)财务计划的制定,应当以工作计划为前提。成本(或支出)的测算项目,应当与工作计划中的项目相吻合,避免“两张皮”的现象。

(2)严格遵守法律法规的要求。

(3)对需要按年折旧或摊销的费用,测算周期不应超过合同期限。

(4)企业应当不断收集和完善财务历史数据,建立本企业的成本定额库,例如通信费定额、交通费定额、办公用品定额等,以简化测算的过程并使得测算更加合理。

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2.收入测算

(1)应严格按照招标书(或物业服务委托合同)的要求,测算收入项目。

(2)对政府主管部门明文规定不许收取或没有法律依据支持的收费项目,不要进行测算。

(3)参考项目所在区域同类同质物业的经验数据,合理地确定费用收缴率。

3.盈亏平衡点分析

对项目整体经营情况进行科学的盈亏平衡点分析,确保项目良性运作。

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