物业公司标书怎么做(免费分享制作前期准备攻略)

目前的物业管理招投标中,有不少的物管企业在参与项目投标时,缺乏专门的市场开发人才,从投标的前期准备、标书制作、费用测算、确定报价到现场答辩,往往匆忙上阵,照抄照搬一些标书范本。结果造成物管方案的资源配置与标的物业的管理服务范围、要求、标准、价格严重错位,导致落标。究其原因,除了投标企业参与投标的人员素质不高、配置不当等因素外,一个相当重要因素在于投标企业没有做好项目投标的前期准备工作。

物业公司标书怎么做(免费分享制作前期准备攻略)

物业管理项目的投标是一项复杂的系统工程。要取得一个项目投标的成功,需要从人员配置、前期准备、标书制作、费用测算、标书装订到现场答辩等各个环节的密切配合,缺一不可。在这些环节中,投标的前期准备工作又是投标成功的前提条件。因此,一个物管企业一旦准备参与项目投标,一般来讲,应该重点做好以下几方面的前期工作。

一、项目调研,全面深入地了解项目的基本情况。

一个物业项目管理的委托范围,涉及建筑本体、设备设施、环境配套等诸多因素,通常招标方对物业管理均不太熟悉,往往在招标书中为投标企业提供的项目资料不够详尽,不能满足方案设计、费用测算、标书制作的需要。投标企业除了仔细研究全面掌握招标方提供的项目资料以外,还应从以下几个方面深入了解项目的基本情况:

1.项目的地理位置、平面布置、占地面积、周界长度、出入口数量、各部分建筑的面积及使用功能、各楼层的面积等,以便采取相应的安全防范措施。
2.项目各部分公共设施、公共区域的面积、功能及使用要求,以便制订适宜的保洁服务方案。
3.绿地面积、绿化品种及乔木、灌木、草坪的数量与面积,以便确定合适的养护方案。
4.主要设备设施(如电梯、消防、监控、空调通风、照明、网络、喷泉水景、生化池等)的品牌、型号及其它技术参数,以便制订适宜的运行养护与维修方案。
但在实际操作中,往往由于招标方准备不充分或其他因素的影响,大多数招标不能提供详细的项目资料。投标企业必须投入足够的人力物力对项目进行实地考察,从项目的总体布局、出入口的位置到主要设备设施的考察,不仅要与招标方沟通,有时往往还需要通过与施工单位接触,尽可能地掌握现场第一手资料。必要时还需自行绘制草图和逐项记录。在此基础上,形成一套完整的项目基础数据书面资料,为下一步的方案制作、人员编制、设备配置,直到费用测算打下坚实的基础。
二、解读招标文件

招标文件是投标的基本依据,也是投标人制作标书的出发点。因此,作为一个投标企业,一定要认真研究招标书的每一个条款,做到:
1.务必弄清招标项目的服务内容、范围、定位、标准、报价及其要求,任何的疏忽和遗漏都将可能导致落标,甚至直接成为废标。
2.仔细研究招标项目的各项服务标准与要求,以便确定与之相适应的服务方案,避免服务标准过高报价偏高,或服务标准偏低达不到招标方的要求。
3.特别注意招标项目使用了哪些特殊的装备,有何特别的服务要求,以便根据其技术难度和服务深度配置相应的人员与技术措施,并核算其服务成本,以免漏计成本造成报价失误。
4.特别注意招标书关于报价的要求,是单价还是合价?是年度报价还是月度报价?是包干制报价还是佣金制报价?是含税价还是不含税价等等;同时还要注意是无底价或是有底价招标,以便采取相应的报价策略。
5.对招标文件中不清楚的问题,要一个一个列出书面清单,请招标方予以说明与澄清,重大问题应要求招标方给予书面答复,直到弄清楚为止。
三、业主构成与开发商信誉调查

一个物业项目的管理成功,不仅需要物业公司的努力,在很大程度上更需要业主和开发商的配合和支持。否则,再完善的硬件设施,再好的服务愿望,也只能是剃头挑子一头热。
1.作为投标企业,首先要对项目物业的业主构成作一个基本的了解与分析,它包括业主的从业类型、文化层次、经济收入水平、购房价格及与周边房价的比较。其中对明显低于周边房价的物业要深入了解其原因,慎重应标;对拆迁还建的物业,一般由于历史问题多,业主收入水平较低,住房面积偏小,往往收费困难,管理难度大,更要慎之又慎。
2.开发商实力、信誉与支付能力往往大地影响房屋交付的质量及“三包”服务水平。一般来说,信誉好、有支付能力的开发商,通常由于管理规范、支付兑现快,房屋的质量较有保障,施工单位的“三包”服务也能及时到位。而一些实力较弱、信誉较差的开发商,由于资金紧张,工程材料及施工质量都得不到保障,往往交房入住以后大量的质量问题暴露出来,“三包”服务也因为开发商欠款而难以到位,更容易激化矛盾,成为业主不缴物管费的口实,物管公司也因此成为开发商的替罪羔羊。同时,这样的开发商还常常拖欠甚至拒缴空置房屋的物管费,使物业管理难以正常进行,对于这样的物业,笔者的意见是,除非另有约定与保障,否则宁缺勿滥。
四、市场调查

在市场经济环境下,投标企业要参与竞争,就必须了解当地市场情况。一般来说应做好以下几个方面的调查:
1.项目所在地的地质资料、气象资料、水文资料、自然灾害以及可能影响业主正常生活与工作的因素,以便对自然灾害和突发事件的发生可能性作出评估。
2.当地的法律、法规、区域文化、风俗习惯。
3.道路交通、供水、供电、供气、供暖、照明设施及周边的商业文体、医疗服务设施。
4.当地的市场物价水平,包括主要的生活用品的价格和房屋租金。
5.当地的消费水平与收入水平,尤其是不同类型物业的收费水平和物业管理从业人员的收入水平。深入的市场调查将为投标企业的价格测算提供充分的基础数据。
五、了解竞争对手

“知己知彼,方能百战不殆”。既然是竞争,就必然有竞争对手。在市场竞争越来越趋于白热化的今天,投标企业不但要练好内功,还要研究对手,了解对手,方能在竞争中脱颖而出。因此,在投标的前期工作中,投标企业还应从以下几个方面了解并研究竞争对手的情况:
1.通过相关渠道了解可能参与竞标的潜在竞争对手名称、属地及与当地合作公司名称。
2.通过物管协会或其他途径了解竞争对手的资质、规模、服务特色、优势项目及本地项目。
3.多渠道了解竞争对手的代表性楼盘的管理规模、人员编制、工资标准、服务效率、收费水平等。
4.模拟竞争对手对标的项目可能采取的管理模式、服务特色、服务标准、人员编制、装备配置、工资标准等因素,评估其标书特色及报价水平。
六、参加标书说明会

标书说明会又称标前会,是招标方对招标文件进行说明并给予投标方提供答疑的机会,投标企业一定要利用这个机会,弄清楚招标文件的全部内容与含义,请招标方解答自己的疑难问题。但在参加标书说明会时,仍应注意以下技巧:
1.对招标文件中招标项目的内容、范围、要求不清楚的问题,应提请招标方予以说明,但不要提出任何修改标书的要求。
2.对招标文件中相互矛盾之处,可请求招标方说明,但不要提出修改技术标准。
3.对含糊不清的合同重要条款,可请求解释澄清,但不要提出任何修改合同条款的要求。
4.对招标文件中出现对我方有利的矛盾或含糊不清的条款,不要提请解释与澄清。
5.应注意不让竞争对手从我方提问中窥探出我方投标方案的思路与重要信息。
6.要注意提问的方法和语气语调,不要使招标方反感、难堪。
7.要求招标方对所有问题作出答复并发出书面文件。根据《招投标法》的规定,该文件是招标文件的组成部分,与招标文件具有同等法律效力。

以上六个方面,基本包括了投标前期的主要工作,如果能扎扎实实地按上述方法做好这些前期工作,并将其整理汇总成一套完整的书面资料,将会对接下来的标书制作、费用测算、报价和现场答辩提供有力的基础支持与帮助,大地提高投标工作的效率,收到事半功倍的效果,从而为投标成功打下坚实的基础。

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