标书制作需要注意的细节有哪些(免费分享思路与禁忌)

投标是软件行业拿项目的常见方式,项目投标工作可以分为标书制作、方案制作、述标宣讲三个部分。在数通畅联,运营人员要参与标书制作工作,运营专员在标书撰写过程中具体作为怎样的角色存在?该承担什么责任?本文将与大家分享投标工作中人员分工、常见问题等事宜,同时为后续的投标工作做出积累沉淀。

标书制作需要注意的细节有哪些(免费分享思路与禁忌)工作内容

标书通常分为技术标和商务标。标书撰写一般没有固定的步骤要求,按照实际情况自行安排即可,重点是应注意内容要全部应标,但整体可分为清标、写标、查标、合标四个阶段。

1.清标工作

在撰写标书之前,首先要根据招标文件进行清标,按照撰写标书的逻辑结构对清标内容进行分类,整理出一份类别清晰的表格文件,此工作一般由运营人员完成。清标表格通常有模板可以作为参考,但是具体内容要从招标文件分析、整理到Excel中,Excel是清标的主要输出物,也是查标阶段的主要依据

在清标之前要通读招标文件,对招标文件中的重点项进行标注,例如投标时间等基本信息、废标项、项目功能需求、人员要求等等,尤其是关于废标项的相关信息,一定不要遗漏,避免因小纰漏导致整个标书被废弃。在初步了解招标文件后,开始整理清标表格,一般来说我们会按照之前做的清标表格分类一一对应相关内容,这样有利于新人更快速地出具一份全面无遗漏的清标文件。需要注意的是,清标一定要单列到小点,也就是说当一项需求下有若干小项时,要将每个小项单列到一个单元格中,这样撰写标书时更便于一一响应。

清标除了要做到上述所说的类别清晰项目分明,还需要认真细心。清标是标书撰写的基础,后续技术人员需要根据清标文件构建标书的整体大纲,并一一响应完善标书内容

2.写标工作

写标工作主要由技术人员主导,首先根据招标文件和清标表格按照逻辑列出标书大纲,再对已经确定的标书大纲进行内容填充;由运营人员辅助,主要查看细化后的分布逻辑是否合理,并处理一些标书中需要的结构图或样例,将其修改为匹配当前招标企业的版本,同时保证图片清晰美观等等。

一份成型的标书往往需要反复的修改完善,一方面从招标文件的发布到投标间隔的时间一般不会太长,通常为2-3周时间,另一方面标书撰写人员通常手中还有其他工作,因此就要求标书撰写人员首先能够快速响应,同时所做的基础工作也要力求逻辑合理、精准匹配,对于扣分点要面面俱到,废标项不能失误。

3.查标工作

在技术人员完成标书内容的填充后,进入到查标环节。所谓查标就是对标书的内容格式进行基础检查,由运营人员主导,具体步骤如下:

(1)通读标书,检查是否存在错别字、标点符号使用是否准确、语句是否通顺、内容中是否出现了其他企业的名字等基础问题;

(2)检查标书中的问答部分,回答的章节序号是否准确,该章节中的内容是否准确回答了问题;

(3)根据问答部分填写评分偏离表,然后由技术人员根据检查后的意见进行内容的补充及问答部分的修改;

(4)双方对标书进行后确认,确认目录顺序是否准确、标书的字体格式是否符合要求、是否有空白页等等。

4.合标工作

合标是对技术标和商务标进行整合,在与友商合作的过程中,数通畅联一般负责技术标部分,友商负责商务标部分。

出具一份合格的标书往往涉及多个部门多名成员,但每位成员在参与标书撰写工作的同时还有其它工作要做,因此在撰写标书时更需要分工明确各司其职。从快速且条理清晰的清标,到技术人员按照要求一一响应的写标,再到细致的查标以及后的合标,撰写标书的每一环节都需要高度重视。

协同合作

在撰写标书的过程中,技术人员与运营人员不仅需要各司其职还需要协同合作,每个人在合理安排投标工作和自身常规工作的同时还需要与其他成员协调好时间,因为投标小组成员间经常要经历过数次的交互才能共同完成一份合格的标书。

1.标书串讲

技术人员在首次完成标书大纲后,会参照标书大纲配合项目给运营人员系统地讲解一遍,一是在讲解的过程中技术人员能再次整理思路,发现标书中是否存在漏洞;二是作为运营人员对于投标的项目并不了解,通过项目串讲,使运营人员对于标书的内容能够多理解,提高后续查标的效率和准确率。

2.检查交互

标书的完成需要反复修改完善,一方面是负责人对技术人员所撰写标书进行检查交互,也就是对内容提出意见,由技术人员根据意见修改完善;另一方面是运营人员对每一版修改后的标书进行检查交互,核对是否与负责人提出的意见一一对应,每一项都作了修改完善。

所谓“当局者迷”,标书的内容由技术人员撰写,他自己很难看出其中的纰漏,因此需要运营人员做好严谨细致的检查,检查交互的过程就是对标书内容不断调整完善的过程。

3.常见问题

标书是投标工作中的一个重要输出文件,从开始撰写,到出具一份完整、合格的标书,期间会遇到种各样的问题,在此将这些疏漏一一罗列出来,一是提醒自己不再犯同类错误,二是与大家分享,希望能帮助大家避免相似的错误:

(1)清标前,要对招标文件的要求进行类别划分,先分大类,再细化分小类,为了后续更快速更准确的清标;

(2)撰写标书前要先整理出一份详细的、符合逻辑的大纲,做到大纲的各项标题能够与招标要求一一对应;

(3)标书制作过程中要注意相互检查,第一轮是组内成员间的检查交互,第二轮是将成型的标书交予领导进行评审。

提升方向

大多数人听到“投标”二字的第一反应就是“那么厚的文件,一定很难做”,但当你真正参与到投标工作中,会发现没有想象中那么“难以下手”,其实“难者不会、会者不难”,更多情况是“手熟尔”。对于初的投标参与者,要知道每一次的参与投标都是在提升自己的能力,都是在为下一次投标积累经验。

1.产品理解

软件行业投标的重点自然是产品本身,如果想要能够撰写标书自然需要对公司的产品足够了解。对于技术人员来说,每一次撰写标书都是对公司产品的一次梳理,因为每个客户的需求侧重点不一样,所以即使应用的是同样的产品,在各自项目标书中的呈现也不一样比如:数通畅联同样两款MDM主数据平台、ESB服务总线产品,在不同的组合、不同的场景下,产品的定位和作用可能完全不同,对于ESB+MDM综合应用集成项目,以ESB服务总线做业务集成为主,强调业务系统对接,MDM协作主数据的管理、参考数据的映射管理;而对于MDM+ESB主数据治理项目,以MDM主数据平台为主,强调主数据的梳理、数据规范、管理规范落地,ESB协作支持主数据的同步、分发,落实集成规范。

2.方案理解

标书的核心就是针对客户的现状以及对未来的要求为客户提供解决方案,一般来说不是单一产品就能够解决其问题,更多情况下是多产品相结合,比如:针对基础数据治理我们给出“MDM + ESB”的解决方案,针对统一应用集成给出“ESB + MDM”的解决方案,对于统一用户管理、统一认证、统一权限给出“IDM + ESB”的解决方案,对于数据中台项目给出“MDM + ESB + DAP”的解决方案等等。

投标方案不仅仅是考虑产品的组合,更重要的是强调对行业的认知、对业务的理解,而且要根据客户企业的实际情况、当前的阶段以及未来IT架构的规划统筹考虑,在述标PPT以及投标文档中也都要涵盖。方案不仅要体现出产品过硬,更要体现出业务专注,人员保障给力专业,能够设身处地为客户着想,通过成就客户来体现我们的价值。

3.业务积累

投标团队专业是投标成功的重要保障,专业不仅仅体现在技术上、产品上,还体现在业务上。数通畅联的各解决方案里,除了“IDM+ESB”解决方案偏重技术以外,其他的方案“MDM+ESB”主数据治理项目、“ESB+MDM”统一集成平台项目、“MDM + ESB + DAP”数据治理分析项目等都要求对业务有深刻的理解及整体把控能力。

不同行业的业务差别很大,比如:地产行业与制造行业就大相径庭,甚至同样大行业下的细分行业都有很多不同,同一行业中不同规模的企业运转模式也不尽相同,组织架构都不太一样。地产行业通常是以“项目”为主线贯穿整体业务的始末,制造行业则是以“物料”为主线贯穿始终。即使不同行业的业务有诸多不同,但是如果用心体会勤于总结,经历过一两个项目后也很容易达到与客户良好沟通的水平,关键是不要画地为牢、裹足不前,不查资料、不交流碰撞、不去尝试,这样永远都不会进步。很多的业务模式都相通,都有采购、销售、生产、运营、财务、人力、营销、客服等环节,这些都需要系统来支撑运转,统筹规划业务架构与IT架构。

4.模式总结

标书制作并没有想象中那么难,只要按照清标、写标、查标、合标的顺序,按部就班地进行,过程中“老带新”,负责人要多上心、多穿透,明确重点、把握要点

(1)清标要准确把握招标要求,尤其注意废标项;

(2)标书大纲要符合逻辑,在标题框架中就要对招标要求一一响应;

(3)查标要细致谨慎,错别字、项目外其它企业的名字、空白页等基本问题也不要忽视;

(4)小组成员要分工明确且合理协作,保障整个过程有序高效进行,过程中勤于沟通、确认。

心得体会

投标是项目前期工作的重要环节,虽然项目的中标与否除投标之外还有述标等其他因素,但是专业的能力水平仍然是拿项目的重中之重。每一次投标结束后,都要与成员们一起总结回顾,不断完善自身关于投标的知识体系,同时也是为了下一次投标中更好的配合。

1.逻辑清晰

标书的撰写不是简单地堆砌文字,更重要的是基于对业务的理解、根据行业的特点、客户的诉求给出专业的解决方案业内有句玩笑话叫“你有病、我有药、怎么治、看疗效”,其实就是对标书撰写通俗的解释。投标文档从“国际趋势、国家政策、行业发展、科技水平以及IT趋势”来导入,然后剖析企业的业务现状、组织架构、业务流程、应用架构、数据架构,明确当前的痛点以及典型的解决思路, 这是“你有病”环节;然后进入 “整体架构、集成架构、功能架构、产品架构、功能清单”,这是引入“我有药”环节;之后再展开“介绍方案、产品、方法论、人员投入、进度计划、开发保障、运维服务”环节,这是“怎么治”环节;后进入“公司介绍、案例介绍、价值分析”进入秀肌肉、成果展示的“看疗效”环节

2.细节制胜

标书只是技术标部分往往就有一二百页,虽然内容很多,但仍然需要我们在撰写过程中做到细致细心:

(1)清标要单列到每一小点以方便后续的写标,在后续检查中要严谨;

(2)标书内容要与招标需求的一一对应,做到无遗漏且有亮点;

(3)标书中所需要用到的产品架构图要准确无误,并清晰美观;

(4)标书中会有由其它项目标书中复制过来的通用部分,要注意检查是否与本项目完全匹配,尤其是一些针对项目的特别承诺。

3.交互确认

标书的撰写不是一个人能够完成的,通常至少需要3人合作完成,运营人员负责清标及查标,负责人与主要撰写人(技术人员)负责大纲、重点环节的确认,团队协作一定要多交互再协作。在标书撰写的过程中,每一次交互都是对标书内容的修改和完善。第一轮是投标小组内成员之间的数次交互,主要是在内容、逻辑方面对标书进行不断地完善;第二轮是领导评审,由领导根据以往的经验及实践对标书给出更全面更有深度的意见,提升标书的整体水平。第三轮通常是标书给到商务人员,由商务人员从他们的视角给出意见,尤其注意的是商务标和技术标要口径一致、保持统一

4.勤于总结

当出具了一份合格的标书后,技术人员要与运营人员进行复盘,整理各自的分工和双方的协作,总结撰写标书过程中出现的问题,后整理成文件交予负责人,根据领导以及商务人员的建议进行调整。注意:调整通常不是一次、两次就可以的,越是重要的标书调整次数就越多,几乎每一次调整都会提升认知、提高能力

每个项目走到投标环节都非常不易,浸透着商务人员的汗水,拿到项目也是公司存在的基础,所以每一次投标都要全力以赴地去准备,要把公司产品、方案、人员的专业度全面展示出来。标书撰写可以算作是一个有较强挑战性的工作,但绝不是难做到难完成的事情,在刚接触标书撰写工作时,或多或少都会遇到难处,在避免反复出现同类错误的情况下,更重要的是每次投标之后的总结整理,寻找更好的方式方法,为下一次投标做出积累沉淀。

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