ppt制作教程(专业制作平台)

如果说有一样东西是在职场中不可或缺的,那就非PPT莫属了。项目问题总结,需要PPT分享;年终总结述职,需要PPT汇报;甚至初创企业找VC投资,也是PPT展示核心产品;诸如此类。

PPT的强大,一方面在于其设计元素基本可以满足所有的使用场景,另一方面在于其传达的精简理念,即用简单明了的表达,将观点传达给对方。所以,PPT传达的思想,一定是深思熟虑过的核心的表达,这也是我们喜欢用PPT做展示的原因。

如何做PPT,是我 们永远在讨论和学习的一个问题。这里想说的是,做PPT很简单,但做出一份令人满意的PPT,却没那么简单。

那么,如何做出一份令人满意的PPT呢?

PPT的核心元素

按照PPT的布局,我们可以将其划分为横轴和纵轴两个方向说明。

如何做出份令人满意的PPT?

纵轴是纵向贯穿,是指PPT的核心思想、统一性文案等内容贯穿于所有PPT页面。横轴是横向填充,是指当前页面需要填充的内容。

如果对纵轴和横轴上的内容进行抽象,可以拆分出许多关键的元素,比如:逻辑结构,内容,层次,颜色等;然后按归属关系进行重组,可以得到四组核心元素:对象(画像,需求),结构(逻辑结构,内容结构),内容(内容边界,核心内容),修饰(风格,表现)。

如何做出份令人满意的PPT?

四组核心元素的关系是层次递进的。手先,要知道你的PPT面向的对象是谁,这样才能有的放矢;其次,基于对象的隐性要求的大背景,给出整体的PPT结构;然后,在确定好的结构下,给出内容边界和核心内容;后,在内容确定的前提下,修饰内容的表达,使其更易于被理解。

认知了PPT的核心元素和关系后,个人在写PPT时就会有大概的方向。至于每组核心元素应该怎么做,才能使得整个PPT是令人满意的,这将是接下来要介绍的。

对象

令人满意是一个很主观的词汇,有些时候,同一件事情,在A看来是非常满意的,但在B看来就可能没那么好。这是因为个人会因为背景的不同,而产生不同的选择偏好,从而导致终的决策不同。

所以,针对不同的对象,选择合适的逻辑结构和语言表达,是做PPT中非常重要的一个环节。

1、画像

对象,可以理解为PPT的聆听用户。在公司内部来说,一般有管理者、同事、下属等。

不同的对象,对同一个件事情的要求是不一样的,即所谓的屁股决定脑袋。所以,做PPT的时候,一定要先确认好聆听用户是谁,或者说这个PPT是给谁展示的。

确定好对象后,我们可以给一个大概的画像来描述TA,确保有的放矢。这里的画像不用那么详细,粗颗粒度的划定即可。

粗颗粒度的维度有:角色,职位,部门,主要职责等。

2、需求

用户看或听你的PPT,是需要付出一定成本的,这个成本可以是时间成本、现金成本等。

付出成本后,用户能从你的PPT获得什么呢?如果收益大于成本,那这笔交易是正向的;如果收益小于成本,交易就变成了负向,后果可能就是造成用户心理的落差,主观上的不满意。

所以,在确定好用户的画像后,还要确定他们的核心诉求是什么。如果是上铃导,他可能更希望看到的是结果、事情的进展等;如果是同事,他们可能更希望看到的是经验、干货等。

不同的对象,PPT中所呈现的重心内容也会有所不同。

如何做出份令人满意的PPT?

结构

一份PPT的核心观点一定是固定的,其他的动作都是服从和服务于这个核心。

如何清晰明了的表达和阐述核心观点,这就需要在PPT结构上下功夫。结构,可以分为逻辑结构和内容结构。

1、逻辑结构

狭义上逻辑指思维的规律和规则,广义上逻辑泛指规律,包括思维规律和客观规律。

此篇文章中的逻辑,取狭义上的逻辑概念。逻辑结构,是指人的思维逻辑,以一定的结构具象呈现。

在PPT当中,我们常用的逻辑结构有关系逻辑和形式逻辑两种。

关系逻辑:主要用以说明事物之间的关系,常用的有循环,递进,并列,时间,空间等。例如,我们常用的PDCA环是循环结构,快递的网点布局是空间结构等。

形式逻辑:主要包括归纳和演绎。归纳是由个例到一般,从个例事情总结出内在的规律,是一个抽象的过程。演绎是由一般到个例,从事情的一般规律应用至个例事件,然后得出结论。

2、内容结构

逻辑结构确定后,下一步是确定内容结构,即你要以什么样的内容结构来支撑你的逻辑。

PPT中常用的是总分总结构,即先给出结果,然后再分别进行有关系的单个论据论证,后再总结结论。在实施中,有四个关键点需要注意。

结论先行:正文开始时,给出统御全文的结论,这个结论可以是年终总结的业绩,可以是业务场景图,也可以是其他形式的结论。

以上统下:结构上属于上下层关系的内容,不能层次颠倒,下层的内容要隶属于上层。

归纳分组:上下关系的要进行归纳抽象,左右关系的要相互独立,确保内容结构上的合理分组。

逻辑递进:有逻辑关系的要按一定的关系进行表述,层层递进。

如何做出份令人满意的PPT?

内容

如果说结构是整个PPT的骨架,那内容就是血肉,是让PPT充实起来的必要部分。

内容的展开,依托于结构。可以先确定要表达的核心思想,需要用哪些内容论证,也就是内容的边界。然后再确定每一部分内容的核心。

1、内容边界

PPT比较注重的一点,是要用简单的语言,把你的观点清晰的表达出来。而这些语言内容的集合,就是内容的边界。

在实际操作过程中,逻辑和内容结构确定后,就可以把内容框架(边界)给梳理出来了。内容框架不需要特别详细,只需要少数几个字,表述你将要在这里填充什么内容即可。

这部分注重圈定内容的范围,而不做过多详细的扩展,具体内容的填充,是在核心内容部分。

2、核心内容

内容范围确定之后,就可以针对每个部分,填充更加详实的内容了。

每部分的内容,都有要论证的核心主题。为了更加清晰明了的表达主题,内容的形式可以是文字、数字、逻辑关系等。每种形式论证的力度不同,一般来说定量的数据类,会更有说服力。

这部分注重把详细内容全部都写出来,而不需要在内容的展示上面花费时间,内容的修饰是在下一阶段进行。

如何做出份令人满意的PPT?

修饰

内容全部确定之后,需要打磨PPT的一些细节。对于同一种类型信息,可能有不同的表现形式,这里需要确定能表达你目的的一种。例如,数据的表现形式,可以是纯文字,可以是饼图,也可以是柱状图等等,需要选择在当前条件下的优表达。

内容的修饰,一般有两个方面:风格和表现。

1、风格

风格是指PPT的整体风格和调性,强调统一性。

现在PPT的制作中,整体风格更偏向于扁平化。即去除冗余、厚重和繁杂的装饰效果,表现在去掉了多余的透视、纹理、渐变以及能做出3D效果的元素,这样可以让“信息”本身重新作为核心被凸显出来。

风格的具体维度有:背景模板,统一标题,统一颜色,统一字号,页眉页脚等等。

2、表现

每一部分内容的表现形式,取决于要表达的主题,要有的放矢。

按呈现方式和逻辑排版,表现形式大致可以分为三类:层次展示,呈现形式和动态效果。

1)层次展示

层次展示,讲究的是注重逻辑关系和主题表达。在固定主题下,要主次分明,重点突出,排版清晰。

一页PPT中,呈现的内容有限,我们要做的是在有限的空间内,呈现想表达的内容。比如,重要的信息占主要位置,字体加粗加大展示,不重要的就放次要位置,字体颜色不能影响主信息的展示。

2)呈现形式

呈现形式也可以理解为信息的承载方式,比如:文字,表格,图片等。

PPT中忌讳的是通篇全是文字,会让人看起来很累。有种通俗的规则是,字不如表,表不如图,就是说文字不如表格展示好,表格不如图片展示好。越是具象化的东西,人们越容易理解,同理心就会越强。

另外,还要注意“少即是多”的原则,大片大片的内容只会增加用户的焦虑感,我们要尽可能的、用简洁的方式,表达出目标主题。

3)动态效果

随着扁平化风格的推广,动态效果很少被使用了,但如果使用得当,能取得事半功倍的效果。

动态效果的用途是增强感官感受,起到强调作用,所以可以作为呈现形式的一个补充,着重展示一些核心信息。比如,核心文字在进入当前页面时,先放大展示,然后再恢复正常字号,就很容易让用户手先聚焦这部分信息。

另外一种用途,可以用于层次递进的内容。先展示前部分信息,隐藏后面部分的,然后逐次展开,这样可以有效控制内容展示的量,不至于一开始全部暴露,增加用户的心理负担。

如何做出份令人满意的PPT?

总结

“看到钉子,任何物体都可以是锤子”,这里的钉子是目标,锤子是可用的工具或其他。做任何一件事情,都要永远盯着你的目标,这样就可以利用手上的可用资源来实现它。

做PPT也是如此,此篇文章主要提供思考的逻辑和方式,具体如何实现你的目标,每个人都可能有不同的方法。更准确的来说,每个人的方法都是约束条件下的优解。

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