如何写好会议纪要?做会议纪要的技巧

会议纪要,就是记载会议的内容和体现出会议中主要精神和议定事项的一种公文。它是围绕会议中心议题所形成意见的归纳整理,是会议记录的一种再加工。如何写好会议纪要,真正做到择其要点而归纳整理呢?省心文案网小编认为,应注意把握好以下三个关键点。

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如何写好会议纪要?做会议纪要的技巧

一、在会议内容的取舍上,要注意做到去粗取精,把握议题的侧重点

会议纪要写作出的内容是对会议的主要精神和商议定准事项的记录和描述,抓住会议的中心议题,侧重表述已经取得的一致的或基本一致的意见,去“粗”留“精”。具体来讲,要从三个方面着手:

1.要环绕本次会议研讨的中心思想议题取精中心思想议题就是会议应研究和解决的主要问题。把与中心思想议题联系密切的主要意见尽可能的写充分、写完整。有时会议的中心议题明确,但有时也不十分明确,或一个会议同时讨论多个议题,且难分主次。遇到这种情况,应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题,放在基本同等的位置上,分题归纳整理。在纪要的正文中明确写成“一、关于×××问题”、“二、关于×××问题”等。

2.写作时需要围绕与会人员取得的一致性意见取精对于能够起到指导用途的会议纪要,在写作的时候应该表述与会人员在讨论中形成的一致意见或基本一致的意见。但与会人员在围绕中心议题发言中,往往在有些问题上看法不完全一致。遇到这种情况,应该对各种意见进行认真的研究,然后归纳整理完全一致或基本一致的意见。对少数人提出的意见,如果没有被会议否定,也应该采纳。如果有些意见分歧较大,会议没有能够统一认识,就不应写入纪要中去。

3.要围绕会议主持人的总结性讲话取精大多数召开的较为重点的内容会议,大家围绕中心议题讨论后,对会议仪点认可的大多数人的意见、观点等,在会议结束时,主持人会归纳起来进行会议总结性讲话,对需决定的事项进行“拍板”。这是写入会议纪要的好材料,也是便于抓住的“纲”。在写入纪要时,要言简意赅,但必须把问题说明白,讲清楚。

如何写好会议纪要?做会议纪要的技巧

二、在决定事项的表达上,要注意做到滴水不漏,把握议题的相关点

会议中需要写纪要的会议,大多都是要决定出一个或几个重要事情或项目的。但在写会议纪要时,对决定事项在文字上究竟如何表述,使之观点鲜明、提法准确、不出纰漏呢?重要的是注意“三性”,把住相关点。

1.写作的时候需要注意对会议发言的语言记录的准确性,防止会后发生意见。会议研究的问题拍板后提出工作建议,如何进行文字表述,是写好会议纪要的基础。这就要求起草人员注意用语准确,讲究方法,尽量避免在文字上产生歧义。

2.要注意写出重要确定事项的凭据,防止互相内容不符。会议中能够形成的重要决定是需要写入纪要的。但会上有时在做出某个决定时,有可能这一决定与相关的政策或已有的规定存在某种矛盾。只要不是发生正面的“碰撞”,起草人员就应该在查找有关依据、研究有关类似问题的基础上,选择恰当的表达方式,以尽量避免矛盾。

3.要注意决定的内容能够实施的常识性,防止影响具体计划实施。会议纪要的原则在于有关方面共同遵守,会议形成的议定事项是要付诸实施的。因此,写会议纪要的目的在于促进落实。如果缺乏可行性,就无法达到其目的。要增强会议纪要的可行性,务必切合实际,力求具体、明白。

如何写好会议纪要?做会议纪要的技巧

三、在写作的方法和表达上,一定要从现实出发,把握常识点

会议纪要的写作是有基本的写作方法和比较规范的文笔,但也不是不可改变的。究竟怎样能写好会议纪要,我们应从实际出发,根据会议的内容来灵活运用,但也要把握其基本点。

1.会议纪要的标题。省心文案网小编认为,基本的形式有三种:一是会议名称与文种的配合;二是发起召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合;三是有固定形式的会议,如上碰头会等,也可以直接用会议的次数与文种的组合。究竟在什么情况下采用何种类型的标题,要根据会议的具体情况而定。

2.会议纪要的内容。大都是由两个部分组合,就是会议概况和正文内容。

会议概况主要是写主持开会的单位、会议名称、时间、地点、参加人员(出席人、列席人)及会议研究的中心议题等。概况应力求简要,有时可以只写上述方面的部分内容。参加会议人员也可以在正文后面独立成段。

正文部分需在写作的技巧上运用以下三种:一是按照会议研讨内容的顺序分条排列,一个个说明会议研究了什么事项,上做出了什么决定。二是按会议所研究、决定的内容,将主体分为几个部分。三是把会议所涉及的问题和与会人员的意见按性质分类,归纳成几个问题来写。

总之,只要认真把握好“会议内容的侧重点、决议事项的相关点、写作方法与体式的基本点”这三个“关键点”,就一定能写出高质量的会议纪要。

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