年终述职报告怎么写(按照这五个方向准没错)

年末了,参与部门的、公司的年终述职会议,发现普通员工乃至中层管理在年终述职上常常缺乏很多基础性任职,导致述职报告走偏甚至翻车。

有的人的述职变成了针对某个业务问题的专业分析报告,洋洋洒洒地去分析市场、分析专业问题,有的人的述职报告则做成了培训分享课件,给员工给领导介绍专业新知,而更多的人则是在述职报告的表现上要么全是文字堆叠、要么全是感受感谢,这些都是述职的错误认识,终达不到述职的目的,也在相关考评中丢分。

年终述职报告怎么写(按照这五个方向准没错)专业的述职报告从定位到内容到呈现都有规则可依循,有方法可嵌套。主要来自以下5点:

1、方向定位

述职报告本身的目的是管理者通过述职者了解其一定周期内的工作履职情况及相关业绩,所以述职的天然使命就是向你的老板们去呈现业绩,甚至于你可以理解为“邀功”,基于此述职内容本身的方向定位是业绩呈现,而非分析报告、培训课件,这是很多人翻错概率高的情形。

我在安排部门述职时,部门的HR述职讲到招聘效率情况时越讲越深,在报告中分别就为什么招聘不到人、和招聘甄选技术问题进行大篇幅的展现,整个述职十分钟超过7分钟都在讲解这些问题、技术方向,终作为他的领导我完全没有得到想要看到的业绩成就部分。这就是典型的方向错误了。

在述职报告中要时刻紧扣“业绩”,要时刻提醒自己你的述职报告内容是要向领导展现你一年以来取得的成就,这些成就是你涨薪、晋升的本钱。

紧扣业绩,这就要求你在述职的整体、在每个分模块的陈述时围绕的核心就是三个问题:这件事/项目/职责完成如何?是通过什么样的手段完成的?取得了什么样的具体成绩?

在其中完成的手段或者针对完成过程存在的问题,可能会涉及到一些技术问题,这类问题出现后点到即止,不展开就不会成为技术解析报告,常常用一句话带过解释用什么工具方法解决这个问题即可。

2、内容结构

很多人觉得写述职报告很难,就难在于不知道从哪里提笔、不知道写什么、不知道写完职责后下一步写什么,未知所以难。而在述职报告中对于内容结构上也是有固定内容板块的,把握到这些结构组成,写述职报告就能够一气呵成了。

履职情况:也就是你针对你岗位职责履行情况。一般而言岗位职责都是按照工作模块区分,那么对应的你的述职报告中在履职情况中按照对应的模块进行呈现讲解就可以了。这里针对管理岗位需要特别说明,管理岗位在针对部门业绩述职时往往内容包含了业务各个模块、各个业务单元,但往往忽略管理中重要的模块:团队管理履职情况及相关业绩。团队管理一般包括管理者针对团队管理有哪些管理的手段、形式在执行,比如内部培训、团队建设、内部绩效辅导、内部团队生日会等等,终达成的结果又有培养了几名人才晋升、培养了多少个内部骨干、部门离职率降低了多少等等,这对于管理者是容易忽略但非常重要的部分。

KPI:如果KPI能够对应到职责情况中,那么在履职完成情况陈述时,可以在履职业绩时用KPI的指标来作为业绩呈现。而KPI的部分不一定完全是对应职责的,因为有的KPI是对应多条职责共同支撑的,所以这时候KPI完成情况需要成为单独一个重要板块呈现。

发现问题:在工作是必然存在问题的,你得发现工作中的问题,可以是业务的问题、可以是协作的问题、可以是管理的问题,但是得是你能够解决的问题,如果只是提出公司的问题,你并不能去执行改善的,那后就变成了抱怨和吐槽,是没有意义的。

所以,在述职的时候你得呈现你发现在你工作中出现的技术问题、管理问题,清晰呈现但不过多地着墨,讲得太多又会回到变成技术分析报告了。比如你分管某个区域业绩下滑,那么在述职时提到该区域业绩下滑,由于用户群体转变,导致产品没有迭代跟进,点到即止。后续再在“次年规划”中相呼应地去解决这个问题。

次年规划:规划则是述职者对自己业务领域前瞻性的认识,同样是必要的部分。规划的内容同样需要包含职责内容中各个板块次年有什么样的业务开展计划,以及针对述职中发现问题的解决方案。

要特别注意的是,规划不是拍脑袋出来的,要有逻辑性。明年的业绩定十个亿,为什么是十个亿,是基于今年及以往的增长趋势预测还是根据市场的增长预测的,不管是何种依据都必须要有逻辑支撑,就如同解决问题的部分形成了一个次年解决问题的工作计划,其依据就是为了要解决述职中发现的问题,这也是逻辑。

3、呈现要求

在述职报告的呈现上有了正确的方向、还有了必要的内容结构,再者就需要有具体内容呈现时的必要要求了。在内容呈现的要求上要做到两部分:

内容呈现数据量化、具体、案例:因为述职本身是业绩呈现为定位方向的报告,所以业绩的呈现表达先天就要求呈现以量化数据为主,所以你的业绩要用数据来说话。数据量化有一点很重要,你在表达数据时不能单一拿出一个数据即可,需要参照,否则没有优劣感,举个例子销售业绩完成500万,这就比较单一,听着可能不知道500万好不好,但是你加上“同比去年增长30%”那就非常优秀了。

这样的加参照标准的方法有三种,一种是加变化比例,如同上述案例;一种是名次排比,比如取得500万业绩,为部门业绩第一名;再有一种是加权威认定,比如取得500万业绩,并获得公司董事长特别嘉奖。可根据业绩本身客观情形来使用。

除了业绩的量化呈现,部分工作可能存在无法用数据来表现的,比如完成某个产品的开发,其本身没有任何数据体现,这时候就需要用事件本身具体节点来呈现,这需要找到这件事情有里程碑、关键的节点、有价值的结果来进行表达,比如产品开发终做得好与不好是有没有完成产品上市,那么产品开发就可以用“完成某产品开发并实现上市”来体现,再比如“完成某行业研究分析并被公司投资部门采纳使用”也是其价值结果体现。

内容表达少说感受、感谢、感觉:在内容上要少说三感,即感受、感谢、感觉。

感受的字眼常常会有“做得很辛苦”、“很难”、“很不容易”等等,这些都是不具体、不是业绩、没有客观事实的个人感受,辛不辛苦难不难请用你的业绩、职责、数据体现,说感受就不讨喜了。

感谢则会特别显得废话,领导其实很不喜欢,尤其是那些述职前一开口就说要感谢公司、感谢领导、感谢各个TV那种,这不是颁奖礼,这是述职,领导们不需要你感谢,请不要表演。

说感觉就完全与业绩对客观事实、与数据量化背道而驰,常见于说“我觉得问题在于”、“我感觉做得还不错”,好与坏是交给领导判断的,述职要做的不是自己判断而是呈现事实与业绩数据,而交给领导来判断好与坏。自己说感觉就特别给人不专业的感觉。

4、内容提炼

内容上难免会遇到很多零散的事情不好写,全都写了就特别琐碎,不写就感觉做的很多事情都没体现出来。有针对三种情况的方法来写:

零散内容整合写:特别琐碎的事情要进行高度的总结提炼来写。比如行政后勤部门,一年做的事情都是维修了多少桌椅、换了多少把锁、食堂保障供应等等,这些事情写起来都是鸡毛蒜皮,但是高度整合起来把所有的后勤服务整合为完成***次后勤服务响应,及时解决问题,这样即量化体现了工作又避免了琐碎。

职责内容亮点写:针对岗位履职时候也容易发生类似情况,很多岗位职责的履职并不是都有特别好看的数据呈现,甚至某些职责就是一些琐事都没有数据可有,这时候可以针对性的在职责履行中找到工作的亮点,以亮点作为业绩来呈现。比如专门办理入离转调手续的HR,其工作职责很行政化,成果量化起来可能都是办理了多少人的手续,本身很没分量,但是如果在这个过程中进行了流程优化,将原有手续时间简化2天到每天,大提高了员工办理体验,这就是非常好的亮点,是可以作为业绩来表现的。

项目内容单独写:在工作中如果担任某些重要项目负责人或者参与项目,这些项目本身分量够重,那么都需要单独列出来与职责履职平齐,作为单独板块汇报。一方面表达了自己的重视,另一方面重要项目的进度本身也是也就成就。

5、表达方式

述职报告本质上也是一次“汇报工作”,汇报工作本身信息量很大,表达方式上就需要“总分总”的结构,否则听众很容易听不明白,降低理解力。

总分总要求你在述职时需要所有的业绩成就进行高度提炼概括,比如你是分管销售的管理者,总结起来就是全年销售业绩是涨是跌,如果你是HR,总结你全年公司的效率效能趋势如何、如果你是研发总结你全年研发上市产品多少项。总之就是开篇时,先把自己全年宏观表现呈现出来。

其次,在每个分版块、项目时,呈现细节前也先进行分项目的“总”述,其次才是分论点的表达。

以上是述职报告的五个撰写方法:方向定位、内容结构、呈现要求、内容提炼、表达方式。

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