如何写好项目立项书:免费分享立项报告写作格式及通用模板

许多精益和改善活动都是以项目的形式开展的,而作为项目的开端,一份优质的立项书则是项目成功的关键。立项书的作用和地位是怎样的?编写流程和关键内容有哪些?应用中又有哪些常见的误区?我们带着这些问题来聊一聊项目立项书。

如何写好项目立项书:免费分享立项报告写作格式及通用模板

项目立项书(Project Charter)又称为项目宪章,它是一个项目的纲领。顾名思义,对一个项目来讲,立项书占据了提纲挈领的地位。通过立项书,可以一览项目概况;可以了解项目背景与重要性;可以看得出项目负责人和团队的专业性以及项目工作的规范性。毫不夸张地讲,立项书做得好项目就成功了一半。

 

项目负责人负责立项书的编写,在编写过程中需要与倡导者和利益相关者交流讨论商讨;在项目启动会议前完成并向与会者展示;在后续的项目过程中,进行变更管理,这份文件需要保持动态的更新,以及相应的措施与沟通。

 

 

上图是一份改善项目立项书的示例,以此为例我们来看一下立项书中的主要内容。

 

项目名称:项目的命名应该在明确表达主题内容的前提下简洁明了。一般情况下,需要考虑用x精简的语句去描述,同时还应斟酌语言以确保范围合适,并考虑与其他或后续项目命名的独立性关联性。

 

项目背景与问题:背景描述需要突出项目的紧迫性与重要性,一个好的背景描述能够快速体现痛点,讲出“为什么要做这个项目?为什么要现在做?如果现在不做会发生什么?”以抓住管理层眼球,获取关注和支持。

 

项目目标:目标陈述应满足SMART原则,具体来看:

 

项目收益:一般收益计算包括现金收益和软性收益。现金收益计算体现的是财务指标,比如年化收益、投资收益率、成本回报周期等;软性收益是指一些不能或不易用财务指标衡量的好处,比如说消除安全隐患、降低劳动强度(改善人机工程)、改善工作环境等。把这两类收益分开考虑有助于我们聚焦目标,突出项目重要性,同时全面考虑项目的影响。

 

项目预算:是指项目成本,投资预算等。与收益一样,预算也是评估项目可行性的一项重要输入。

 

项目范围:框定一个合适的项目范围也是保障项目成功的重要因素,如果项目范围过大,就需要使用多代计划MGP(Multi Generation Plan)去拆分,分阶段去规划实施。

 

团队成员与角色:通常团队成员控制在5-7位,一般涉及的角色有过程拥有者,关键相关职能负责人,相关砖家等。

 

项目时间节点:项目时间节点根据项目的规模和具体情况去计划。通常按照PDCA的模式去规划,或者可以采用六西格玛的DMAIC模式(定义,测量,分析,改进,控制)。一般来说项目周期3-6个月,需要注意的是如果项目周期过长,可能是范围过大,这个时候就可以考虑采用多代计划。

 

签字:项目负责人和倡导者的签字,既是一种承诺,又是一种仪式感的体现,可以增强团队重视度和认同感。项目负责人可以把签字的立项书放在启动会议中介绍展示。

 

要做出一份优秀的立项书,需要经历实践和练习的过程。在这个过程中会有一些认识或做法上的误区,简单总结有这么几类:

 

  • 不重视,觉得没必要花时间搞;
  • 没有经过认真地讨论协商,尤其是目标设定,缺乏团队成员沟通;
  • 不符合SMART原则;
  • 没有和管理层、倡导者或关键利益相关者达成一致;
  • 项目范围不合适(通常是过大);
  • 没有定期更新和审视。

 

在一个项目中,立项书是目标管理、过程管理、团队管理、风险管理、变更管理的集中体现,所以项目过程中的多数问题、风险甚至失败,都可以溯源到立项书的阶段。中国有句老话“磨刀不误砍柴工”,一份认真打磨过的立项书,会是项目成功的助力和保障。

 

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